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資深產品經理教你電商后臺:財務對賬系統(tǒng)總結

時間:2018-03-21來源:m.5wd995.cn點擊量:作者:辛宇軒
時間:2018-03-21點擊量:作者:辛宇軒

進入這家公司做的第一個項目就是財務對賬系統(tǒng)規(guī)劃,當時對公司業(yè)務還不是特別了解,只是根據(jù)業(yè)務的需要梳理了一期的功能點;大概了解了財務對賬的流程,就秉著能解決釋放人力的想法開始做原型。因為不了解業(yè)務,也在該項目進行的過程中發(fā)現(xiàn)了無數(shù)的坑,不過也是因為這個項目,讓自己真正了解了公司的很多業(yè)務;也開始對各個系統(tǒng)逐步都有了深入的了解。

好了不廢話了,開始財務對賬系統(tǒng)項目的介紹。

一. 規(guī)劃背景

業(yè)務線比較多,每個月底財務人員經常加班線下手動核對賬物;繁瑣,業(yè)務線比較多,經常加班也讓財務人員苦不堪言;所以產品決定做財務對賬系統(tǒng),充分解放財務人員人力。

二. 功能整理

1. 每個月底出具公司賬單

分別從公司維度,平臺維度,店鋪維度按財務需求出具;所有的取值口徑都來源于ERP系統(tǒng)訂單銷售數(shù)據(jù);賬單出具后和財務一起核對數(shù)據(jù),發(fā)現(xiàn)與ERP系統(tǒng)原始的數(shù)據(jù)很對不上,開始查找原因,也發(fā)現(xiàn)了一些坑;具體如下:

  1. ERP系統(tǒng)中商品編碼的隨意修改,導致兩個系統(tǒng)的編碼不一致;
  2. 商品基礎屬性,商品稅率修改后取值問題;
  3. 修改時間的不規(guī)律性,ERP中有些未做歷史記錄等。

基礎數(shù)據(jù)的隨意修改,ERP中有的基礎資料更改未做記錄,因此和財務再一次確認口徑后,讓研發(fā)人員修改保證賬單的一致性

2. 平臺對賬賬單

由于當時所有的業(yè)務線訂單在一起,每個平臺出具賬單的不統(tǒng)一性,故只能是根據(jù)財務實際需要,按不同的規(guī)則出具;不過整個的流程上基本相似,區(qū)分點都是在某些字段金額的計算上。

(1)實施步驟

  • 財務人員將平臺上出具的賬單導出(由于平臺未開具接口,賬單數(shù)據(jù)只能是財務手動來導出,再導入到自己的內部對賬系統(tǒng))
  • 財務人員將平臺的賬單存入本地文件夾,通過共享工具
  • 財務對賬系統(tǒng)每天定時查詢未導入的賬單表
  • 通過規(guī)則匹配ERP的銷售訂單數(shù)據(jù)
  • 按規(guī)則將不同的金額分配到不同的商品上
  • 然后根據(jù)財務的實際需要按商家將不同的金額匯總,出具賬單

(2)經驗總結

  • 先了解業(yè)務后,再去設計功能,畫原型
  • 出具PRD時,一定要大致了解訂單的情況,或許一般的電商公司訂單情況不會負責,我們公司的訂單因為有多個系統(tǒng)的交互,結構上相對要負責一些 ;環(huán)環(huán)相扣
  • 及時和業(yè)務核對,發(fā)現(xiàn)未完善的PRD規(guī)則,按實際情況將規(guī)則調整,補充完整
  • 一定要根據(jù)不同的業(yè)務線,設計不同的平臺對賬
  • 多和財務人員溝通,了解財務賬單和對賬方式

3. 供應商對賬單

之前介紹過,公司的采購分為內采和外采,但是由于歷史原因,現(xiàn)在的結賬并沒有規(guī)范化,賬期都很隨性,因此前段時間設計了供應商對賬功能;本章主要介紹外采對賬,內采對賬不做介紹。

(1)實施步驟

  • 建立供應商結算賬期
  • 按賬期出具每個供應商的可結算金額
  • 財務人員進行賬單核對,審核發(fā)票
  • 根據(jù)發(fā)票填寫結算金額,上級領導審批
  • 公司財務出納打款給供應商(這塊可以做成系統(tǒng)自動化,也可以根據(jù)公司實際情況,線下打款后,做系統(tǒng)中做記錄即可)

(2)經驗總結

供應商結算,分現(xiàn)結和鋪貨結算;不過鋪貨的方式占多數(shù),鋪貨結算指的是周期內出庫了多少商品再結算;這種結算方式在很多公司都有使用。

但這種結算,也存在一定的弊端。如:兩個供應商供應同一商品,結算時就不知道要把具體的款項結算給哪個供應商,所以只能是根據(jù)不同的情況來做處理;故:出具結算規(guī)則時,一定要和業(yè)務人員溝通,了解公司的實際情況后,按公司的實際業(yè)務制定PRD規(guī)則,再出具結算賬單

總結

對賬很多公司都在做,但也不是每個都會做;很多都是根據(jù)業(yè)務需要,直接對接三方的財務系統(tǒng),按不同的業(yè)務需要生成憑證后這期的賬單就算結束。因此,對賬部分每個公司都不同,而我只是按以往的經驗介紹些思路,如有不對之處,還請同行們多多指證。


摘自人人都是產品經理



 

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